Regulamin

I. Zasady ogólne

1. Konferencja „Via Cerebri”, zwana dalej Konferencją, jest organizowana przez Studenckie Koła Naukowe tworzące Neurokongres, związane z Mazowieckim Szpitalem Bródnowskim, Szpitalem Bielańskim oraz Kliniką Neurologii Uniwersyteckiego Centrum Klinicznego w Warszawie (zwane dalej Organizatorem).
2. Konferencja ma zasięg ogólnopolski i jest skierowana do studentów uczelni wyższych i młodych lekarzy, zainteresowanych szeroko rozumianą problematyką neurologiczną i neuronaukową.
3. Konferencja odbędzie się w formie stacjonarnej 22 marca 2026 roku w Centrum Dydaktycznym Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego, ul. Żwirki i Wigury 61, 02-091 Warszawa.
4. Językiem obowiązującym podczas konferencji jest język polski.
5. Akceptowane formy prac to: prace oryginalne, prace przeglądowe oraz opisy przypadków.
6. Neurokongres posiada oficjalne profile w mediach społecznościowych: Facebook, Instagram
7. Oficjalny adres e-mail do kontaktu: viacerebri@gmail.com.
8. Konferencja posiada swoje oficjalne wydarzenie na portalu Facebook.
9. Oficjalna strona internetowa znajduje się pod adresem: https://neurokongres.pl/.
10. Komitet Naukowy Konferencji jest powoływany przez Organizatora. W jego skład wchodzą pracownicy Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego oraz specjaliści z innych jednostek współpracujących, z udokumentowanym dorobkiem naukowym.
11. Niniejszy regulamin stanowi integralną część zgłoszenia i uczestnictwa w Konferencji.

II. Uczestnictwo w Konferencji

1. Warunkiem uczestnictwa jest wysłanie zgłoszenia w systemie rejestracyjnym na stronie: https://neurokongres.pl/.
2. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany platformy rejestracyjnej.
3. Wyróżnia się 2 rodzaje uczestnictwa – bierne i aktywne.
4. Uczestnik aktywny: a. Zgłasza co najmniej jedno streszczenie (opis przypadku, praca przeglądowa lub praca oryginalna) poprzez system rejestracji. b. Otrzymuje certyfikat uczestnictwa aktywnego, jeśli:
   • Prześle zgłoszenie w terminie.
   • Praca zostanie zakwalifikowana przez Komitet Naukowy.
   • Dostarczy prezentację lub plakat w wyznaczonym terminie.
   • Osobiście zaprezentuje pracę podczas Konferencji.
5. Uczestnik bierny: a. Zgłasza chęć udziału jako słuchacz poprzez formularz rejestracyjny. b. Termin rejestracji uczestnictwa biernego upływa 10 marca 2026 roku lub w momencie wyczerpania miejsc.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do przedterminowego zamknięcia rejestracji.

III. Warunki rejestracji i kwalifikacji streszczeń

1. Streszczenia muszą być przygotowane w języku polskim.
2. Termin nadsyłania streszczeń upływa 22 lutego 2026 roku.
3. Informacja o ewentualnym przedłużeniu terminu zostanie opublikowana w mediach społecznościowych.
4. Wymagana struktura streszczeń:
   • Praca oryginalna: Wstęp, Cel badań, Materiały i metody, Wyniki, Wnioski.
   • Praca przeglądowa: Wstęp, Cel badania, Materiały i metody, Wnioski.
   • Opis przypadku: Wstęp, Opis przypadku, Wnioski.
   • Plakat (Poster): Wstęp, Opis problemu/przypadku, Wnioski.
5. Streszczenie nie może zawierać rycin, wykresów ani zdjęć.
6. Limit znaków: maksymalnie 2500 znaków ze spacjami. Do limitu nie wlicza się: tytułu, autorów, afiliacji. Przekroczenie limitu skutkuje odrzuceniem pracy lub odesłaniem do poprawy.
7. Każdy autor może zgłosić dowolną liczbę streszczeń.
8. Decyzja o kwalifikacji pracy (do sesji ustnej lub plakatowej) zostanie przesłana drogą mailową do 1 marca 2026 roku.
9. Kwalifikacja odbywa się na podstawie średniej ocen dwóch niezależnych recenzentów. Decyzja jest ostateczna i nie przysługuje od niej odwołanie.

IV. Zasady przebiegu Konkursu Prac

1. Prace oceniane są przez Jury powołane przez Komitet Naukowy.
2. Organizator nie przewiduje miejsc ex aequo. W przypadku remisu decyduje Przewodniczący Jury lub dodatkowe kryterium merytoryczne ustalone przez Komitet.
3. W każdej sesji przewidziane są maksymalnie 3 nagrody główne. Komitet ma prawo przyznać dodatkowe wyróżnienia.
4. Prezentacja musi być wygłoszona osobiście. W sytuacjach losowych dopuszcza się prezentację przez Współautora (po uprzednim zgłoszeniu). Nagroda przypisywana jest osobie prezentującej (Głównemu Autorowi obecnemu na konferencji).

V. Warunki prezentacji prac w Sesji Ustnej

1. Język prezentacji: polski.
2. Format pliku: .ppt lub .pptx.
3. Termin nadsyłania prezentacji: do 22 lutego 2026 roku na adres viacerebri@gmail.com.
   • Uwaga: Przesłanie pliku po terminie może skutkować dyskwalifikacją.
4. Limity czasowe wystąpień: a. Opisy przypadków: 5 minut prezentacji + 3 minuty dyskusji. b. Prace oryginalne: 7 minut prezentacji + 3 minuty dyskusji. c. Prace przeglądowe: 6 minut prezentacji + 3 minuty dyskusji.
5. Przekroczenie czasu o więcej niż 60 sekund skutkuje odjęciem punktów karnych (5 pkt) lub przerwaniem wystąpienia przez moderatora sesji.
6. Harmonogram wystąpień zostanie podany do 20 marca 2026 roku.

VI. Warunki prezentacji prac w Sesji Plakatowej

1. Język prezentacji: polski.
2. Forma: Sesja typu „Poster Walk”.
3. Autorzy zobowiązani są do obecności przy ekranie w wyznaczonym czasie i krótkiego zreferowania pracy przed Jury.
4. Plik z plakatem (format .ppt, .pptx lub .pdf – zależnie od wymagań technicznych ekranów na WUM) należy przesłać do 15 marca 2026 roku na adres viacerebri@gmail.com.
5. Niedotrzymanie terminu jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w konkursie.

VII. Przetwarzanie danych i Wizerunek

1. Rejestracja na Konferencję jest równoznaczna z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu organizacji wydarzenia.
2. Uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalenie i rozpowszechnianie swojego wizerunku w formie zdjęć i nagrań wideo z Konferencji w celach promocyjnych i informacyjnych Organizatora (strona www, media społecznościowe).

VIII. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie. O istotnych zmianach uczestnicy zostaną powiadomieni mailowo lub przez media społecznościowe.
2. Kwestie sporne i nieobjęte regulaminem rozstrzyga Organizator.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania.